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6.6 Cierre de las negociaciones

 

Señales de cierre
El cierre de una negociación representa la oportunidad de sacar provecho de todo el trabajo realizado en las fases anteriores, y debe realizarse cuidadosamente. Hay varias señales que indican que la oportunidad para cerrar las negociaciones se acerca:

  • La diferencia de posición de las dos partes se estrecha considerablemente.
  • Las objeciones y contraargumentos han empezado a disiparse; esto puede indicar que todos los puntos principales de controversia se han abordado satisfactoriamente.
  • La otra parte indica que les gustaría ver el proyecto final del acuerdo o contrato. Esto indica que están dispuestos a invertir tiempo examinando los detalles concretos del acuerdo propuesto.

  • En las negociaciones complejas a veces puede ser necesario esperar antes de crear un compromiso final. Esto concede a ambas partes tiempo para pensar, digerir toda la propuesta y decidir si están realmente satisfechos con las condiciones expuestas. En algunos casos, puede incluso ser una buena táctica que el vendedor sugiera una pausa para la reflexión, especialmente cuando el acuerdo es uno más en una relación a largo plazo.

    En los acuerdos a gran escala, la pausa necesaria entre estar de acuerdo en principio y formalizar el acuerdo intercambiando contratos puede ser de días, semanas o incluso meses. Es el comprador quien decide cuándo firmar, y la presión externa que deben aguantar puede tener un efecto contraproducente, incluso puede poner en peligro el acuerdo.

    La investigación que ha realizado en la fase de preparación, combinada con toda la información obtenida debe utilizarse como guía. Debe conocer las opciones disponibles para la otra parte, la importancia del acuerdo y los riesgos inherentes al retraso, así como los riesgos asociados a presionar a la otra parte.

    Maniobras tácticas
    Las negociaciones continúan hasta que finaliza el acuerdo y, en algunos casos, continúan incluso después de finalizar. Debe tener en cuenta que la otra parte puede intentar utilizar una maniobra táctica de última hora. Esto es con frecuencia un intento de engaño basado en la premisa de que usted ha invertido mucho tiempo y energía en las negociaciones y es probable que acepte dicha solicitud en vez de poner en peligro el acuerdo.

    A continuación figura un ejemplo:

  • Hemos examinado su último proyecto de propuesta detenidamente y, dependiendo de si incluye los cambios que hemos acordado, recomendaremos su aceptación. . . Con una condición: que sólo nos comprometamos al contrato de mantenimiento por un año y no tres.

  • Peticiones de última hora como ésta suelen ser una reiteración de una solicitud realizada durante la fase de negociaciones, por lo tanto, ya deberá estar preparado.

    La respuesta correcta a una demanda de última hora dependerá de la importancia del acuerdo, de las posiciones alcanzadas durante las negociaciones, del estado de la competencia y de la naturaleza de la solicitud.

    Debe tener en cuenta que si reanuda las negociaciones de algún punto planteado a última hora, esto puede posponer o incluso eliminar la oportunidad de concluirlas. No olvide que la otra parte también ha invertido mucho tiempo y energía en las negociaciones y puede tener tanto interés como usted en finalizar el acuerdo. Una vez que las negociaciones hayan alcanzado su fase de cierre, incluso una posición que era débil inicialmente puede ser considerablemente más fuerte de lo que era.
    La respuesta correcta a una demanda de última hora dependerá de la importancia del acuerdo, de las posiciones alcanzadas durante las negociaciones, del estado de la competencia y de la naturaleza de la solicitud. Debe tener en cuenta que si reanuda las negociaciones de algún punto planteado a última hora, esto puede posponer o incluso eliminar la oportunidad de concluirlas. No olvide que la otra parte también ha invertido mucho tiempo y energía en las negociaciones y puede tener tanto interés como usted en finalizar el acuerdo. Una vez que las negociaciones hayan alcanzado su fase de cierre, incluso una posición que era débil inicialmente puede ser considerablemente más fuerte de lo que era.

    Mantenga la calma
    Si la otra parte anuncia algo repentinamente o muestra un cambio abrupto de táctica una vez iniciada la fase de cierre, es importante mantener la calma. No se gana nada reaccionando con inquietud, consternación o incredulidad. Mantenga una actitud profesional y asegúrese de comprender todos los detalles del cambio de posición de la otra parte. Según lo importante que sea el cambio propuesto, quizás sea aconsejable que solicite un aplazamiento para considerar su respuesta, o simplemente puede mover las discusiones a áreas que se puedan finalizar. Esta última línea de acción puede volver a introducir un espíritu de cooperación que le ayude posteriormente, cuando deban abordar el cambio de posición. Debe estar preparado para una táctica de última hora, particularmente si la otra parte ha planteado un tema repetidamente que sigue sin resolverse. Practique sus reacciones hacia la información sorpresa, desarrolle una apariencia externa tranquila y profesional independientemente de lo agitado que se pueda sentir.

    Coordine su solicitud
    La fase de negociaciones ha terminado eficazmente, ha hablado prácticamente de todas las variantes y opciones posibles, o al menos eso es lo que le debe parecer. Se han tratado los puntos de controversia y considera que sus posiciones respectivas son probablemente todo lo cercanas que pueden llegar a ser. Hasta ahora todo han sido conversaciones. Tomar decisiones es más difícil, porque es algo que a todo el mundo le cuesta hacer. Justo antes de solicitar el compromiso de la otra parte puede ser un buen momento para un breve aplazamiento. Dedique unos minutos a reunir sus pensamientos y, si es necesario, consulte a su equipo en privado. Al exponer su declaración de cierre, es importante evitar las interrupciones; por lo tanto, indique a su equipo que no le interrumpa o distraiga y exponga su declaración en un estilo que disuada a la otra parte de realizar interrupciones. Además, evite la presencia de terceras partes que hasta ahora no hayan sido invitadas, y que quizás deseen revisitar áreas ya acordadas.

    Los negociadores con experiencia desarrollarán su propio enfoque hasta solicitar el compromiso de la otra parte, y este enfoque se debe adaptar a cada negociación específica. Puede llevar a cabo una revisión de alto nivel de los puntos principales que se hayan acordado y que indiquen la probabilidad de llegar a un acuerdo. Al mismo tiempo, formule preguntas que propicien una respuesta positiva, ya que mantener un tono general positivo favorecerá el compromiso que desea para el acuerdo. Puede guardarse un as en la manga, por ejemplo algunas “condiciones especiales” o una concesión que no haya utilizado hasta ahora. Esto se puede reservar y utilizar en el caso de que la otra parte dude cuando les solicite su compromiso. El uso de esta táctica requiere previsión y planificación, ya que el objetivo es garantizar que le quede algo que ofrecer al final de la fase de negociaciones. Puede retomar alguno de los puntos tratados por la otra parte y utilizarlo como catalizador para el cierre. Por ejemplo: “Ese es un punto excelente y creo que nos puede servir para cerrar el acuerdo.” Puede enfatizar que después de todo el proceso de negociación sus dos posiciones son muy similares. Por ejemplo: “Creo que hoy hemos avanzado mucho y me gustaría presentar este proyecto de acuerdo.”

    Firma del acuerdo
    Una vez que la otra parte haya respondido a su declaración de cierre y se haya respondido a las preguntas, éste es el mejor momento para solicitar su compromiso. Presente el contrato o acuerdo e indíqueles dónde deben firmar. Actúe de forma natural. Quizás se sienta como si se le hubiera puesto el corazón en la garganta, pero debe parecer lo más relajado, tranquilo y profesional posible. Mientras la otra parte firma, siga hablando de forma amistosa y relajada, desviando la atención de la posible importancia ceremonial de la ocasión.

    Ya ha dicho y hecho todo lo que se había propuesto. Espere a que hable la otra parte, ya sea para aceptar el compromiso que busca o para pedirle que aclare una o varias cuestiones. Llegado este punto, debe conocer todos los hechos para responder a sus preguntas de forma satisfactoria. Una vez que tenga firmado el acuerdo, debe obedecer la regla de oro del vendedor: Una vez que haya vendido. . . cállese. Sin que parezca que tiene prisa, debe intentar dejar la mesa de negociaciones rápidamente pero con cortesía.

    Sea un profesional
    Cuando se ha llegado a un acuerdo y se ha firmado, cerrado y entregado, todavía hay un par de cuestiones importantes que se deben tratar. Debe intentar gestionar los sentimientos de éxito de ambas partes. No es una buena idea celebrar abiertamente su habilidad para lograr un acuerdo que consideraba como algo imposible. Es mucho mejor hacer que la otra parte sienta que ha terminado las negociaciones con el mejor acuerdo que podían conseguir. Esto ayudará a crear la máxima estabilidad en el nuevo acuerdo, ya que evitará que se debilite con dudas y recriminaciones. Además, si disfraza sus sentimientos de euforia privados, allanará el camino de las negociaciones futuras que pueda mantener con ellos.

    Tanto si ha realizado las negociaciones individualmente o como parte de un equipo, es una buena idea evaluar su rendimiento. El éxito o fracaso global del proceso no debe desequilibrar este análisis. Evite escoger miembros de equipo individuales y reprenderlos en público por errores que hayan cometido. No obstante, puede valer la pena tener una discusión privada con ellos sobre cómo evitar la repetición de dichos errores.

    El valor de la relación
    Un punto importante que se debe recordar es que las negociaciones habrán desarrollado una experiencia significativa en el trato con la otra parte, que se habrá desarrollado una relación y que esto puede representar una valiosa vía de comunicación entre las dos organizaciones. Además, la experiencia en profundidad que los dos negociadores habrán desarrollado, relacionada con las condiciones escritas del acuerdo, también puede ser una fuente importante de referencia para sus organizaciones principales.

    Los acuerdos negociados fracasan de vez en cuando, y una de las formas más seguras de evitar que esto ocurra es implicar a los negociadores en la fase de implementación del acuerdo. En la práctica, esto puede servir sólo para garantizar que estén en la lista de circulación de informes y otras comunicaciones relacionadas con la implementación. Incluso en este nivel, es posible que puedan leer indicaciones sutiles sobre las cosas que no funcionan bien e iniciar las acciones apropiadas, a diferencia de otras personas que participan en la implementación.