c?utare

6.6. Closing negotiations

 

Semnale ale încheierii
Închiderea unei negocieri reprezinta oportunitatea de a valorifica toată munca efectuată în fazele anterioare, şi trebuie să fie mânuită cu atenţie. Există o serie de semne care indică faptul că oportunitatea de închidere a negocierilor se apropie:

  • Diferenţa de poziţia dintre cele două părţi se îngustează în mod semnificativ.
  • Obiecţiile şi contraargumentele au inceput sa se estompeze; acest lucru poate indica de asemenea că toate punctele majore de dispută au fost abordate în mod satisfăcător.
  • Cealaltă parte indică faptul că ar dori să vadă un proiect de acord final sau contract. Acest lucru indică faptul că sunt dispuşi să-şi petreacă timpul examinând în detaliu tranzactia propusă.
  • În cadrul negocierilor complexe poate fi uneori necesar să se aştepte înainte de a se face un angajament final. Acest lucru le permite ambelor părţi să îşi acorde un timp de gândire, pentru a digera întreaga propunere şi a decide dacă sunt cu adevărat fericite cu condiţiile stabilite. În unele cazuri poate fi chiar o tactica buna pentru vânzător să sugereze o pauză de reflecţie – în special în cazul în care negocierea este o rundă într-o relaţie pe termen lung.

    În tranzacţiile pe scară largă, pauza necesară între acordul de principiu şi formalizarea tranzacţiei prin schimb de contracte poate fi de zile, săptămâni sau chiar luni. Cumpărătorul este cel care decide când să semneze şi orice presiune externă asupra lui poate duce la un rateu – ar pune în pericol chiar şi o afacere altfel încheiată.

    Cercetările pe care le-aţi făcut în faza de pregătire, combinate cu toate informaţiile pe care le-aţi obţinut până atunci, ar trebui să fie folosite pentru a va ghida. Trebuie să fiţi conştienţi de opţiunile disponibile pentru cealaltă parte, importanţa afacerii şi riscurile inerente ale întârzierii -, precum şi cele asociate cu faptul de a face presiuni asupra celeilalte părţi.

    Manevre tactice
    Negocierile continuă până ce afacerea este finalizată – şi, în unele cazuri, acestea continuă chiar şi dincolo de asta! Ar trebui să fiţi conştienţi de faptul că cealaltă parte poate încerca să găsească o manevră tactică de ultim minut. Acest lucru este adesea încercare bazată pe premisa că aţi investit o mulţime de timp şi energie în cadrul negocierilor şi este mai probabil să acceptaţi o astfel de cerere, mai degrabă decât să puneţi în pericol întreaga afacere.

    Iată un exemplu:

  • “Ei bine, am examinat cea mai recentă propunere de proiect a dvs. cu atenţie şi cu privire la punctele asupra cărora tocmai ne-am pus de acord vom recomanda acceptarea. . . cu o singura conditie – ca să fim angajaţi cu contractul de întreţinere doar pentru un an şi nu trei.”
  • Cererile de ultim minut, cum ar fi aceasta sunt de multe ori o reiterare a unei cereri formulate în faza de negociere, caz în care ar trebui să fiţi pregătit pentru ea.
    Răspunsul corect la o cerere de ultim moment va depinde de importanţa acordului, pozitiile atinse în timpul negocierii, situaţia concurenţei şi natura cererii. Trebuie să fiţi conştienţi de faptul că, dacă redeschideţi negocierile pe orice punct ridicat în ultima clipă, acest lucru poate amâna sau chiar a elimina oportunitatea de înceiere. Nu uitaţi că cealaltă parte de asemenea a investit o mulţime de timp şi de energie în negocieri şi poate fi la fel de dornică de a face afacere ca si dvs. Odată ce negocierile au ajuns în faza de încheiere, chiar o poziţie iniţial slabă poate fi mult mai puternică decât a fost.

    Păstraţi-vă calmul
    În cazul în care cealaltă parte face un anunţ neaşteptat sau prezinta o schimbare bruscă de tactici, după ce faza de încheiere a început, este important să vă păstraţi calmul. Nu aveţi nimic de câştigat printr-o reacţie de alarmă, nemulţumire sau neîncredere. Menţineţi o atitudini profesionistă şi asiguraţi-vă că aţi înţeles toate detaliile schimbării lor de poziţie. În funcţie de cât de fundamentală este schimbarea propusă, aţi putea găsi că este de dorit să obţineţi o amânare timp în care le consideraţi răspunsul, sau aţi putea muta pur şi simplu discuţia pe arii care pot fi finalizate. Acest ultim curs de acţiune poate să restabilească un spirit de cooperare care vă poate ajuta mai târziu, când schimbarea lor de poziţie trebuie să fie abordată. Trebuie să fiţi pregătiţi pentru o tactică de ultimul minut, în special în cazul în care cealaltă parte a ridicat în mod repetat o problemă care rămâne nerezolvată. Pregătiţi-vă reacţia la informaţii surpriză, dezvoltaţi o înfăţişare exterioară de calm si profesionalism, indiferent de cât de agitat v-aţi putea simţi.

    Sincronizarea cerinţelor dvs.
    Faza de negociere, este efectiv terminată, aţi vorbit, practic, de toate permutările şi opţiunile posibile – cel puţin aşa se va simţi, probabil. Punctele de dispută au fost abordate si crezi ca poziţiile respective sunt probabil pe cale de a fi închise aşa cum au rămas. Până în prezent s-a tot vorbit. Deciziile sunt mai grele – pentru că luarea deciziilor este un lucru pe care aproape toată lumea îl consideră dificil. Chiar înainte de a solicita angajamentul celeilalte părţi poate fi un moment bun pentru o scurtă amânare. Acordaţi-vă câteva minute pentru a vă aduna gândurile, dacă este cazul consultaţi-vă cu echipa dvs. în particular. Este important să se evite orice întreruperi atunci când predaţi declaraţia dvs. de închidere, aşa că instruiţi-vă scurt echipa să nu întrerupă sau să vă distragă atenţia şi predaţi-l într-un stil care descurajează întrerupere de către cealaltă parte. De asemenea, evitaţi prezenţa oricărei a treia părţi până în prezent neinvitată – care ar putea dori să revizuiască zonele care au fost deja soluţionate.

    Negociatorii experimentati vor elabora o abordare proprie pentru a cere în fapt angajamentul celeilalte părţi şi această abordare ar trebui să fie adaptată la fiecare negociere specifică. Aţi putea să efectuaţi o revizuire la nivel înalt a punctelor majore care au fost convenite şi care împreună indică faptul că un acord este posibil. În acelaşi timp, puneţi întrebări, care vor provoca un răspuns pozitiv, pentru că păstrarea unui ton general pozitiv va favoriza un angajament faţă de tranzacţia pe care o doriţi. Aţi putea păstra un as în manecă – unele “condiţii speciale” sau concesii pe care nu le-aţi folosit până acum. Acestea pot fi ţinute deoparte şi utilizate în caz că cealaltă parte ezită în momentul în care îi slicitaţi angajamentul. Utilizarea acestei tactici presupune previziune şi planificare – pentru a vă asigura că aţi păstrat ceva pentru a oferi la sfârşitul fazei de negociere. Aţi putea prinde un punct stabilit de cealaltă parte pe care să-l utilizaţi ca un catalizator pentru închidere. De exemplu, “Asta a fost un punct excelent cred că în lumina acestuia avem baza pentru un acord”. Aţi putea pune accentul pe cât de mult s-au apropiat cele două poziţii ale voastre. De exemplu, “Cred că am făcut o mulţime de progres astăzi, şi aş dori să vă înmânez acest proiect de acord”.

    Semnarea tranzacţiei
    Odată ce cealaltă parte a răspuns declaraţiei dvs. de a încheia şi s-a răspuns la toate întrebările – acesta este cel mai bun moment pentru a le solicita angajamentul pentru a realiza contractul sau acordul, şi să le indicaţi unde ar trebui să semneze. Purtaţi-vă natural, poate simţiţi ca inima vă bate mai tare, dar îmncercaţi să păreţi câd mai rece, calm şi profesionist cu putinţă. În timp ce cealaltă parte semnează, continuaţi sa vorbiţi într-o manieră prietenoasă şi relaxată, deturnând atenţia de la orice aparenţă de importanţă ceremonială a ocaziei.

    Acum aţi zis şi aţi făcut tot ce aţi stabilit. Aşteptaţi ca cealaltă parte să vorbească – fie pentru a face angajamentul pe care îl doriţi, fie pentru a cere clarificări cu privire la una sau mai multe probleme. În acest moment ar trebui să fie în posesia tuturor faptelor pentru a răspunde la acestea satisfăcător. Odată ce aţi semnat acordul trebuie să vă supuneţi regulii de aur a vanzătorului – După ce aţi vândut. . . tăceţi. Fără să păreţi a fi într-o mare grabă ar trebui să urmăriţi să părăsiţi masa de negociere, cât mai repede curtoazia permite acest lucru.

    Rămâneţi profesionist
    Atunci când un acord a fost realizat şi tranzacţia este semnată, sigilată şi livrată, există o serie de probleme importante care trebuie încă să fie abordate. Trebuie să încercaţi să gestioneze sentimentele de succes de ambele părţi. Nu este o idee bună, să sărbătoriţi în mod deschis abilităţile în asigurarea unui acord care a fost dincolo de cele mai nebuneşti vise ale dvs. Este mult mai bine să faceţi ca cealalta parte să simtă că a ieşit din negocieri cu cea mai bună afacere pe care ar fi putut-o asigura. Acest lucru va ajuta pentru a crea o stabilitate maximă în noul acord – deoarece ar trebui să împiedice să fie subminat de îndoieli şi învinuiri. În plus, prin tăinuirea oricăror sentimente personale de euforie veţi deschide calea pentru o trecere mai uşoară în orice negocieri viitoare cu ei.

    Fie că negocierile dvs. au fost conduse de dumneavoastră individual sau ca parte dintr-o echipa este o idee bună să vă evaluaţi performanţa. Succesul sau eşecul de ansamblu a procesului ar trebui să nu dezechilibreze această analiză. Evitaţi să evidenţiaţi membrii individuali ai echipei şi să îi mustraţi public pentru erorile pe care le-au făcut. Cu toate acestea o discuţie privată cu ei cu privire la modalitatea de a evita repetarea acestor greşeli se poate dovedi util.

    Valoarea relaţiilor
    Un punct important de reţinut este faptul că negociatorii vor trebui să dezvolte o experienţă semnificativă de a negocia cu cealaltă parte, pe care o relaţie o va fi dezvoltat şi că acest lucru poate reprezenta foarte bine si o cale valoroasă de comunicare între cele două organizaţii. În plus, experienţa în profunzime, care negociatorii au dezvoltat-o – în jurul termenilor scrişi ai tranzacţiei, de asemenea se poate dovedi a fi o sursă importantă de referinţă pentru organizaţiile mamă ale acestora.

    Acordurile negociate ocazional se rup, şi una dintre cele mai bune asigurări împotriva acestui lucru este de a păstra negociatorii implicaţi în faza de implementare a acordului. În practică, acest lucru poate însemna ceva mai mult decât să vă asiguraţi că acestea sunt pe lista în circulaţie pentru rapoarte şi alte comunicări privind implementarea. Chiar si la acest nivel pot fi capabili să citească indicaţiile subtile că lucrurile nu merg fără probleme şi să iniţieze măsuri adecvate, atunci când alte persoane implicate în implementare nu pot.